Zapytanie ofertowe – AUDYT ZEWNĘTRZNY

Zapytanie ofertowe – Audyt zewnętrzny
ZAPYTANIE OFERTOWE
z dnia 22-02-2016 r.

dotyczy zamówienia usługi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

Zamawiający:
Stowarzyszenie Pomocy Osobom Autystycznym
ul. Dąbrowszczaków 28, 80-365 Gdańsk
NIP 584-10-67-117
REGON 190598487
KRS 0000112634
telefon: tel. (58) 557-53-41
adres strony internetowej: www.spoa.org.pl  
e-mail: autyzm@spoa.org.pl
Zamawiający nie jest płatnikiem VAT
Zamawiający posiada status OPP.

I. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego następujących projektów pn.:
1. „ŻYĆ RAZEM – CENTRUM AKTYWIZACJI ZAWODOWEJ I SPOŁECZNEJ OSÓB Z AUTYZMEM”
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000165/11/D z dnia 19.12.2014 r.
Okres realizacji projektu: 01.04.2015- 31.03.2016.
Kwota projektu 890.916,00 zł, w tym ze środków PFRON: 846.060,00 zł
2. . „ŻYĆ RAZEM-wsparcie osób z autyzmem w placówkach województwa pomorskiego”
Numer umowy o dofinansowanie: ZZB/000360/BF/D z dnia 29.06.2015r.
Okres realizacji projektu: 01.04.2015- 31.03.2016.
Kwota projektu 571.634,00 zł, w tym ze środków PFRON: 567.884,00 zł

II. Zakres audytu zewnętrznego:
1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.

2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

3. Audyt obejmuje w szczególności:
1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
a. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
b. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
c. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
d. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
e. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
f. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
5. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
6. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
7. sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
8. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych znajdują się na stronie: http://www.pfron.org.pl/pl/zadania-zlecane.

III. Wybór audytora:
Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.
Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się:
1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
5. Osoby przeprowadzające audyt winny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od realizatora i od PFRON (oświadczenia załącznik nr 1)
6. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:
1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia.

IV. Termin wykonania zamówienia
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 10 do 31 marca 2016 r.

V. Opis sposobu przygotowania oferty.
Oferta powinna być:
1. Sporządzona w języku polskim
2. Opatrzona pieczątka firmową
3. Posiadać datę sporządzenia,
4. Zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, NIP, adres email
5. Podpisana czytelnie przez wykonawcę
6. Zawierać oświadczenie o posiadanych kwalifikacjach zgodnie z wytycznymi PFRON,
7. Zawierać cenę brutto za usługę oddzielnie dla każdego programu
8. Zawierać wykaz wykonanych audytów lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania
9. Zawierać wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia
10. Zawierać oświadczenie stanowiące załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

Koperta z ofertą winna być:
1. Opatrzona pieczątka firmową
2. Zawierać nr telefonu i adres mailowy
3. Opis koperty: „Oferta na audyt zewnętrzny projektu realizowanego przez Stowarzyszenie Pomocy Osobom Autystycznym z siedzibą w Gdańsku współfinansowanego przez PFRON”

VI. Miejsce i termin składania ofert
1. Oferta powinna być przesłana do dnia 07 marca 2016r. do godz. 15.00 na adres:
Stowarzyszenie Pomocy Osobom Autystycznym
ul. Plac Wybickiego 18
80-440 Gdańsk
2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 08 marca 2016r. o godz.11:00, a wyniki zostaną ogłoszone na stronie internetowej pod adresem www.spoa.org.pl
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
4. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie www.spoa.org.pl

VII. Kryteria oceny ofert:
cena – 100%

Dodatkowe informacje:

http://www.pfron.org.pl/pl/zadania-zlecane-konkurs/2245,Wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub.html?search=8415482

Osoba do kontaktu: Alicja Naruszewicz telefon: (58) 557-53-41 lub kom.786-819-819

Załącznik nr 1
Oświadczenie o bezstronności i niezależności
Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu (tytuł zadania/projektu)………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………. realizowanego na podstawie umowy numer (numer umowy nadany przez PFRON) ……………………………………………………………………………………………………….
z dnia……………………………………… przez Wnioskodawcę (nazwa Wnioskodawcy) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
ja (imię i nazwisko)…………………………………………………………………………………
jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:
1. nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej,
2. nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
3. w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
4. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
5. nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,
6. nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
7. nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.
……………………………………………………………………………………………..
(podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu)
………………………………………………………………………………………………
(data i miejsce)

Możliwość komentowania jest wyłączona.